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呼叫中心軟件是提升企業辦公效率的好幫手

眾所周知,呼叫中心是利用計算機通訊技術,處理來自企業、顧客的電話垂詢,目前廣泛用于電話行銷、顧客回訪、滿意度調查等業務。當今的呼叫中心幾乎是技術的代名詞。從確保呼叫自由流動到優化每次互動過程,技術的身影無處不在。

呼叫中心軟件

在這個行業中,也有一些技術使用方面的要求,以確保遵守相關的準則。而正確的呼叫中心解決方案能使組織根據客戶的需求和業績預期規劃自身的要求。所以呼叫中心軟件是公認的能提升企業辦公效率的好幫手,主要從以下幾個方面體現:

1、IVR語音導航,有效分流客戶來電:任何產品對廠家來說都是熟悉的,但是產品的使用者卻仍然有這樣那樣的問題,如何避免讓工作人員重復回答同一問題,這便需要用到IVR語音導航功能。

呼叫中心系統可以在IVR語音流程中加入配有背景音樂的公司、產品介紹,以及搭配知識庫設置常見問題標準答案,使客戶撥打電話的同時聽到這些信息,為企業節省了大量的人力、廣告開支。除此之外,呼叫中心系統還可以設置靈活的多級、多段、分時段IVR語音導航流程,在工作時段、下班時段、節假日時段設定不同的語音流程,給客戶提供全天候自助式服務,提高工作效率、提升企業形象。

2、一鍵呼叫,解放雙手:點擊撥號和批量外呼是呼叫中心主要的功能。傳統的手工撥號效率低,出錯率高,嚴重影響業務員和客服人員的工作和心情。而呼叫中心系統點擊撥號可以實現電腦點擊呼出、鍵盤輸入呼出等,相對手工撥號效率提升,出錯率也幾乎為零,節省了之前浪費在撥號上使用的時間和精力。

排隊功能是呼叫中心專用交換機區別于普通小交換機的主要特征。對于有大批量的號碼需要呼出時,系統可以按照預先設定的策略對呼叫進行自動的分配,比如座席輪流、座席優先、座席分組、按來電所屬區域等。

3、工單系統,業務流轉更便利:工單是企業運營中必然會接觸的材料和資源,常見的工單有預約服務單、訂貨單、出貨單、投訴建議單、登記單等,種類繁多,有時候一個企業單種可能達到幾十種,填寫完成之后還需要通過打印、簽審、蓋章、移交、處理、反饋結果等一系列復雜繁瑣的操作,純人工的處理流程不僅效率低,也容易因為不規范操作導致單表作廢,需要重新來過,嚴重影響工單處理效率和處理結果。

而利用呼叫中心的工單系統,客戶來電后,坐席人員可以創建該客戶的業務受理單,受理單可多層分類、設置處理優先級,通過規范的表格填齊必要信息,保存后可一鍵發送簽審,直接等待處理信息反饋即可,方便了業務處理,提高了工作效率。

深圳呼叫中心軟件

除了提升企業辦公的效率,呼叫中心軟件的應用還是客戶關系管理為中心的新管理理念的一個具體的應用、一個前沿的工具。不論企業的規模大小,在面對競爭日益激烈的買方市場時,如何能夠提高客戶的整體滿意度,開拓更大范圍的消費者群,提高老客戶的忠誠度是所有企業都需要面對的問題。

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